Pengembangan Sistem Pengarsipan Surat Digital untuk Mendukung Pengelolaan Dokumen di KPU Kota Mojokerto

Abstract

Pengelolaan surat secara manual di Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kota Mojokerto seringkali menghadapi berbagai kendala, seperti proses pencarian dan pelacakan yang memakan waktu lama, serta risiko kehilangan atau kerusakan dokumen. Untuk mengatasi masalah tersebut, penelitian ini mengimplementasikan sistem arsip digital berbasis web yang dirancang untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan surat. Sistem ini memanfaatkan teknologi web yang memungkinkan akses mudah dan cepat dari berbagai perangkat, sehingga mempermudah proses pengarsipan, pencarian, serta pengelompokan dokumen. Fitur-fitur utama yang dihadirkan dalam sistem ini meliputi pembuatan lembar disposisi untuk mengarsipkan surat masuk, pencatatan, pengelompokan, serta pengarsipan yang terstruktur, dilengkapi dengan kemampuan pencarian data secara efisien dan sistem pelaporan yang terintegrasi. Keamanan data dijaga dengan sistem otentikasi yang memastikan akses hanya oleh pihak berwenang. Hasil implementasi menunjukkan bahwa sistem arsip digital ini berhasil mengoptimalkan pengelolaan surat di KPU Kota Mojokerto, dengan peningkatan signifikan pada aspek kecepatan, akurasi, serta keamanan dokumen.